Πώς να βάλεις προτεραιότητες όταν πρέπει να τα προλάβεις όλα
Συνήθως το άγχος (και ο κρύος ιδρώτας στην πλάτη) ξεκινά από τη στιγμή που θα φτιάξετε την to-do list με όσα πρέπει να κάνετε μέσα στην ημέρα και θα συνειδητοποιήσετε ότι οι 12 άθλοι του Ηρακλή ήταν πιο εύκολοι. Πώς μπορείτε να φέρετε εις πέρας όλες αυτές τις υποχρεώσεις όταν όλες είναι το ίδιο σημαντικές και πιεστικές; Με άλλα λόγια, πώς μπορείτε να βάλετε προτεραιότητες όταν όλα μοιάζουν να πρέπει να μπουν σε προτεραιότητα;
Να απαντήσετε στα μέιλ, να βρείτε ιδέες για το meeting στη δουλειά, να πάτε έγκαιρα το παιδί στο σχολείο ώστε να κάνω κι εκείνη τη συζήτηση που πρέπει με τη δασκάλα και μετά να φτάσετε έγκαιρα στο γραφείο, να μπείτε στη σελίδα του e-banking για να αποπληρώσετε τους λογαριασμούς σας, να τελειώσετε την αναφορά που ξεκίνησατε την προηγούμενη μέρα, να προλάβετε το μάθημα γιόγκα, να περάσετε από το σούπερ μάρκετ για γάλα και -ΟΥΦ- κάπως έτσι, σχηματίζεται μια τεραστίων διαστάσεων χιονοστοιβάδα η οποία είναι έτοιμη να σκάσει πάνω σας και να να σας πλακώσει.
Η αλήθεια είναι πως μια γεμάτη to-do list είναι αρκετή για να νιώσετε τους παλμούς σας να αυξάνονται. Βαθιές ανάσες. Αυτό που χρειάζεστε είναι ένα στρατηγικό πλάνο που θα σας βοηθήσει να τα προλάβετε. Πως θα το φτιάξετε; Κάνοντας στον εαυτό σας τις παρακάτω ερωτήσεις που μπορείτε να κάνετε στον εαυτό σας και να φτιάξετε την πιο στρατηγική αποπεράτωσης σου.
1. Τι πρέπει ο-πωσ-δή-πο-τε να τελειώσει σήμερα;
Όταν ήδη νιώθετε το άγχος να σάς κυριεύει καθώς κοιτάτε τις υποχρεώσεις της ημέρας, είναι πολύ δελεαστικό να δείτε τι έχετε για την επόμενη ημέρα, για την επόμενη εβδομάδα, ακόμα και για τον επόμενο μήνα. Αυτό σας δίνει την ψευδαίσθηση ότι αποκτάτε τον έλεγχο, αλλά, στην πραγματικότητα, απλώς σας επιβαρύνει έξτρα.
Η παρουσίαση που έχετε να κάνετε σε ένα μήνα, ακόμα και η αναφορά που πρέπει να παραδώσετε σε 2 εβδομάδες δεν είναι το πιο πιεστικό task στη λίστα σας. Κάντε ένα βήμα πίσω και εμμείνετε μόνο στη δεδομένη ημέρα και σε ό,τι χρειάζεται να παραδώσετε μέσα στις επόμενες 8 ώρες.
2. Ποιες από αυτές τις σημαντικές δουλειές είναι οι πιο σημαντικές;
Αφού έχετε τη λίστα με τις υποχρεώσεις της ημέρας, είναι η ώρα να εντοπίσετε τις ΠΙΟ σημαντικές. «Μα όλες είναι σημαντικές!», θα βιαστείτε να σκεφτείτε. Εννοείται πως σκοπός είναι να τα ολοκληρώσετε όλα την ίδια μέρα, αλλά, για αρχή, πρέπει αν εστιάσετε σε αυτά που είναι πιο κρίσιμα.
Πως θα το κάνετε αυτό; Αναλογιστείτε τι απ’ όλα θα έχει τις μεγαλύτερες συνέπειες αν όντως δεν το ολοκληρώσετε μέχρι το τέλος της ημέρας. Για ποιο απ΄ όλα όντως θα σας επιπλήξει το αφεντικό σας ή μπορεί να οδηγήσει στην λύσης της συνεργασίας σας με ένα πελάτη; Το να σκεφτείτε με αυτή τη λογική των συνεπειών μπορεί να μοιάζει κάπως τρομακτικό, αλλά είναι εξαιρετικά αποτελεσματικό όταν πρέπει να βάλετε προτεραιότητα στις προτεραιότητες.
3. Μπορείτε κάποια απ’ όλες αυτές τις δουλειές να την αναθέσετε σε κάποιον άλλον;
Ακόμα κι αν κάνετε το παραπάνω κοσκίνισμα, στο τέλος, πάλι θα μείνουν κάποιες «εργασίες» που πρέπει να τελειώσουν την ίδια μέρα, αλλά οι οποίες ίσως να μην ανήκουν και στην κατηγορία «ζητήματα ζωής ή θανάτου». Μπορεί να είναι πιο μικρά θέματα, όπως να κάνετε ένα τηλεφώνημα ή να συγκεντρώσετε κάποια έγγραφα για το λογιστήριο. Για όλα αυτά τα πράγματα που εμπίπτουν στην κατηγορία «Επείγοντα, αλλά όχι τόσο σημαντικά» σκεφτείτε αν κάποιος από την επαγγελματικό (ή και φιλικό) σας περιβάλλον θα μπορούσε να σας βοηθήσει μέχρι εσείς να ολοκληρώστε τα φλέγοντα. Αλλιώς αντιμετωπίστε τα εσείς η ίδια αμέσως μετά τις πιο σημαντικές και πιεστικές εργασίες που έχετε ορίσει.
Μια φιλική παρατήρηση:
Καταλαβαίνουμε πως όταν είστε ήδη θαμμένη κάτω από έναν όγκο υποχρεώσεων, το να αφιερώσετε χρόνο για να σκεφτείτε πως θα τον διαχειριστείτε χρονικά με το αποτελεσματικότερο δυνατό τρόπο, πιθανώς δεν είναι κάτι που θέλετε (και έχετε χρόνο να κάνετε!). Ωστόσο, είναι κάτι που ενώ την πρώτη φορά μπορεί να σας φανεί ελαφρώς χρονοβόρο, (ότ)αν σάς γίνει συνήθεια, θα σάς βοηθά πραγματικά να μεγιστοποιήσετε την απόδοσή σας.
4. Μπορεί κάτι απ' όλα να αναβληθεί για την επόμενη ημέρα ή να παραληφθεί εντελώς;
«Αν μπορούσε να παραληφθεί, δε θα ήταν στη λίστα με τις υποχρεώσεις», σκέφτεστε εύλογα. Καμία αντίρρηση, αλλά πάρτε μερικά λεπτά και λίγες ανάσες και σκεφτείτε αν υπάρχουν «δουλειές» που θα μπορούσαν να μπουν σε μια τρίτη κατηγορία, την κατηγορία «Μη επείγουσες και λιγότερο σημαντικές». Αν ναι, το πιθανότερο είναι ότι μπορούν να αναβληθούν για την επόμενη ημέρα ή να διαγραφούν εντελώς από τη λίστα. Μη ξεχνάτε ότι πολλές φορές, μπορεί να (θεωρούμε ότι πρέπει να) κάνουμε κάτι από συνήθεια και όχι επειδή όντως είναι αναγκαίο για την ομαλή συνέχιση της ζωής μας.